Полезная информация

Использование факсимиле. Юридические аспекты

Нормативное регулирование применения факсимиле

 

Возможность использования при совершении сделок факсимиле предусмотрена в п. 2 ст. 160 ГК РФ:«Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.»

 

Вместе с тем использование любых аналогов собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениями сторон.

 

Изготовление факсимиле

 

При выборе изготовителя печатей, штампов, факсимиле обращайте внимание на его опыт и деловую репутацию. Помните, что от благонадежности штемпелеизготовителя напрямую зависит безопасность Вашей организации.

 

Изготовление факсимиле возможно с использованием нескольких технологий. Наиболее четкий оттиск факсимиле гарантирует изготовление по технологии лазерной гравировки. В этом случае возможно использование автоматической или ручной оснастки. Автоматическая оснастка незаменима при проставлении большого количества оттисков, а ручная оснастка, особенно карманные ее варианты, очень удобна для того, чтобы носить факсимиле с собой.

 

Использование факсимиле

 

Не рекомендуется использовать факсимильную подпись на документах, подразумевающих материальную или иную ответственность. Однако, на практике, если контрагент согласен принимать факсимиле в качестве Вашей оригинальной подписи (обычно эта возможность оговаривается в тексте договора с контрагентом), то по Гражданскому Кодексу РФ документ будет иметь такую же юридическую силу как и с обычной подписью. Если Вы будете намерены использовать факсимиле в своей деятельности, то имеет смысл организовать этот процесс так, чтобы избежать злоупотреблений. Для этого после изготовления факсимиле нужно создать инструкцию по его использованию. В инструкции необходимо четко прописать: Лицо, ответственное за хранение факсимиле. Четкий перечень документов, на которых может быть поставлено. Список лиц, которые имеют право использования факсимиле. Контрольный образец оттиска факсимиле. При грамотном составлении указанной инструкции в случае нарушения должностным лицом порядка использования факсимиле, при котором организации наносится ущерб, возможно привлечение этого лица к материальной ответственности.

 

Необходимо помнить, что реально подделать настоящее факсимиле не менее сложно, чем и обычную подпись. Хороший эксперт при качественном оттиске всегда сможет отличить подделку от настоящего. Поэтому надо быть очень внимательным при наделении полномочий использования.

 

Ограничения использования факсимиле

 

Следует иметь в виду, что гражданское законодательство не применяется к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным отношениям.

 

Таким образом, применение факсимиле для оформления финансовых документов, налоговой отчетности , запросов или заявлений в государственные органы не представляется возможным. Это ограничение также распространяется:

 

  • на бухгалтерскую отчетность и первичные учетные документы;

  • платежные документы;

  • случаи оформления карточки с образцами подписей;

  • доверенности;

  • векселя.

 

Отдельного внимания заслуживает вопрос об использовании факсимильных подписей в счетах-фактурах. В этих документах, по мнению налоговой службы и Минфина РФ, не допустимо пользоваться факсимильным воспроизведением подписи. Однако арбитражная практика на сегодняшний день в этом вопросе полностью на стороне налогоплательщика. Как указывают судьи, факсимиле является аналогом собственноручной подписи, и запрета на его применение при оформлении счетов-фактур законодательством не установлено. Исключением могут быть лишь дела, в которых доказана недобросовестность действий организации.

 

Еще одним ограничением в использовании факсимиле является порядок оформления унифицированных документов по учету труда. В форме каждого из таких документов предусмотрено место именно для личной подписи руководителя. По этой причине применение факсимиле в них запрещено.

 

Отметим, что форма трудового договора унифицированным документом не является. Поэтому в данном случае однозначного мнения нет. Сторонники собственноручной подписи ссылаются на ст. 67 Трудового кодекса, согласно которой стороны должны подписать оба экземпляра трудового договора. Отсюда и делается вывод о невозможности применения факсимиле. По мнению же автора, ни указанная формулировка, в частности, ни трудовое законодательство в целом не содержат запрета на использование факсимиле при заключении трудового договора.

 

Кроме того, необходимо иметь в виду, что Госкомстатом утвержден государственный стандарт, устанавливающий требования к оформлению организационно-распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и др). Согласно этому правилу, в указанных документах должны стоять личные подписи должностных лиц. Иногда контролирующие органы ссылаются на нормы данного стандарта в обосновании своей позиции, например, в письмах или в арбитраже.

 

Здесь следует знать, что требования этого ГОСТа являются рекомендуемыми, что указано в самом стандарте. Поэтому им можно руководствоваться по собственному усмотрению.

Конструктор сайтов
Nethouse